ビジネスにおいては、様々な場面で、打ち合わせや会議といったものが行われているのではないでしょうか。こういった場を設けるためには、先方へのアポイントや、会議の場所の確保といった準備から、当日になれば来訪者を確認したりといった対応など、多くの準備が必要になってくるでしょう。ビジネス上で「人と会う」ということには、多くの手順が必要であり、時間と手間がかかることは間違い無いのではないでしょうか。そこで、このような対応のために導入したいのが「ACALL 」と呼ばれるRPAではないでしょうか。これは、アポイントの段階から、当日の対応までの作業を自動化することに特化ものと言え、時間と手間を大幅に削減することが期待できるものと言えるでしょう。アポイントを取る際には、OutlookカレンダーやG-Suiteなどと連携し、スケジュールを自動作成することが可能ですし、リマンドメールや招待メールの自動送信というように、作業サポートが充実しているようです。しかし、何よりも威力を発揮してくれるのは、当日の来訪者への対応と言えるでしょう。この来訪者対応を自動化するために、来訪者に送信した招待メールにQRコードやアポイントコードが添付され、当日は受付の人材を用意することなく、タブレット端末などを設置して、来訪者にそのコードを入力してもらう、もしくはQRコードをかざしてもらい、担当者はその来訪通知を受け取って管理するといったことが可能になるようです。来訪時に仲介する人というのも大切な人材であり、ただ受付をするだけという生産性の無さを回避できるといったメリットもあるでしょう。来訪通知の設定も、メールやChatWorkなどさまざまな通信サービスを始め、SMSや電話といったツールでも設定が可能であり、自分や会社にあった設定が選べるでしょう。さらに、受付専用の端末で入館証などを発行できるように設定しておけば、よりスムーズに進行が可能になると言えるでしょう。来訪者応対の自動化は、時間の有効活用が可能になるため、今後は多くのビジネスシーンで導入が見込まれるのではないでしょうか。
